Tout projet de site web (vitrine, extranet, e-commerce) nécessite un cahier des charges, même s’il est minime, voici comment le faire
« Merci de me faire un devis pour notre site internet » ainsi sont les derniers mots de la demande par e-mail. Une demande bien entendu claire et précise :). Par nature un projet digital est multimédia ainsi la fourchette (géante) budgétaire peut aller de 2K à 100K€. Alors bien avant de formuler une telle requête, il s’agit de rédiger un document clarifiant le projet :
- un cahier des charges
- ou une expression de besoins.
Pourquoi un cahier des charges (ou expression de besoin) ?
Dans l’élaboration d’une stratégie opérationnelle numérique : création d’un site internet, d’une application smartphone… le cahier des charges est un des premiers outils que la société doit s’approprier avant d’exposer sa demande auprès d’une agence. Les points essentiels y sont présentés : le contexte, les besoins, les objectifs, les cibles, budget… (cf. tableau). Tous ces composants vont permettre de clarifier et de cadrer le projet, l’agence pourra ainsi maîtriser plus facilement la demande et proposer une réponse qualifié.
Double objectif : formaliser et valider le périmètre
La rédaction d’un cahier des charges exige engagement et rigueur, mais l’effort n’en est pas vain. En interne, cela vous permet d’échanger avec l’équipe, de formaliser la demande; dans la recherche d’un prestataire, le cahier des charges fait office d’une vraie base comparative, l’entreprise peut ainsi évaluer de façon objective les agences en compétition. Les « marges de sécurité » sont aussi moins importantes, si toutes les variables sont indiquées dans le cahier des charges notamment le budget alors le projet restera cadré, écartant ainsi les imprévus.
Faites simple et court
Pas la peine d’en faire un roman, la première expression de besoin vise à sélectionner la solution (agence + techno) et avoir une idée du budget. Ensuite viendront les spécifications détaillées, que vous rédigerez avec le prestataire sélectionné : vous définirez ensemble les détails et ajusterez les plannings et budgets.
N’en oubliez pas pour autant les émotions 😉
Néanmoins, le cahier des charges ne remplace pas un rendez-vous physique. Ce document formel, exposant de façon raisonné la demande, ne permet pas de faire passer des émotions, des ressentis. Pour une agence, il est essentiel de rencontrer les commanditaires, afin d’avoir un échange sur l’organisation, de connaître les aspirations et détecter les détails qui n’apparaissent pas dans le cahier des charges.
Voici les items nécessaires à un cahier des charges Web
| Pour un cahier des charges web « de base » |
Pour un cahier des charges web « Complet » |
| Le contexte | |
|---|---|
| Description de l’existant, des engagements, de l’historique, des exigences en termes de timing. | Contexte de base + les responsables en interne, le cycle de décision et leur disponibilités pendant le projet et après le projet (qui s’occupera du site) |
| Le cadre du projet Web | |
| Le projet Web est un projet à part entière : Utilisation de nouveaux canaux de communication digitales, quels sont les nouveaux enjeux | Décrire comment s’inscrit le projet Web dans la stratégie digitale, commerciale et marketing de l’entreprise. |
| Les objectifs du site web | |
| Site vitrine , Marchand, Prospection, Recrutement Fidélisation, Espace client | Objectifs de base + nombre de visites prévisionnel, conversions prévisionnelles, CA et marge estimatives dégagées annuellement = indicateurs |
| La connectivité | |
| Quels sont les outils qui doivent être interfacés avec le site : CRM, ERP, etc… | Connectivité de base + descriptif des flux et des modalités d’échanges : API, JSON, XML |
| La définition des cibles | |
| BtoB ou BtoC, segmentation par rapport à l’âge, le lieu, etc … | Cibles de base + analyse de marché et des comportements, sondages, potentiels de croissance |
| Le tunnel de conversion | |
| Mise à disposition de formulaires de contact, de devis, de mails et numéros de téléphone aux bons endroits | Conversion de base + création d’un parcours client basé sur des profils, des produits+ retargeting + livechat + livres blancs |
| Ce qui va faire votre différence | |
| Mise en avant des éléments différenciant et des valeurs ajoutées permettant de se démarquer | Valeurs ajoutées de base + mise en corrélation des valeurs ajoutées en fonction de la cible et du parcours client sur le site |
| Votre identité | |
| Un logo, une charte graphique, des couleurs, une baseline | Idem identité de base |
| Les outils de suivi d’indicateurs et de pilotage | |
| Mise en place de tracking de type Google Analytics et définition d’indicateurs | Suivi et pilotage de base + définition de tableaux de bords |
| Comment faire venir du trafic qualifié | |
| Référencement naturel, référencement payant, réseaux sociaux, emailing | Trafic de base + recherche de backlinks, achat de publicité, content marketing, recherche de secteurs de niche et de longue traîne |
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